Stappenplan activeren slapende Vereniging van Eigenaren

Door

Makelaarsland

op

28 oktober 2012

Woon je in een koopappartement met een slapende Vereniging van Eigenaren? Lees dan hier hoe je de VvE actief maakt. Een actieve VvE kan de waarde van een appartement positief beïnvloeden.

Stappenplan activeren Vereniging van Eigenaren

1.      Organiseren van een eerste vergadering

De eerste stap is het organiseren van een vergadering. Alle appartementseigenaren hebben toegang tot de vergadering en stemrecht in de vergadering. Informeer alle eigenaren over de datum van de vergadering. Indien een van de eigenaren verhinderd is, kan een volmacht worden afgegeven. Hiermee kan de gevolmachtigde de stem uitbrengen namens de afwezige.  Er moeten op de vergadering voldoende eigenaren aanwezig zijn om daadwerkelijk besluiten te mogen nemen. Hoeveel eigenaren dit zijn staat vermeld in de akte van splitsing. Vraag naast de akte van splitsing ook andere relevante stukken op, zoals splitsingsreglement en financieel overzicht.

2.      De eerste vergadering

Stel een agenda op, waarin de te bespreken punten worden genoemd. Er kunnen namelijk alleen besluiten genomen worden over punten, welke ook op de agenda staan benoemd. Zorg er dus voor dat er een agenda aanwezig is en dat deze compleet is. Bespreek tijdens de eerste vergadering in ieder geval de volgende punten:

–         Wie wordt de bestuurder/beheerder van de Vereniging van Eigenaren?
–         Wie verzorgt de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel?
–         Wie vraagt de bankrekening aan en waar wordt deze geopend?
–         Wie stelt het meerjarenonderhoudsplan en de begroting op en houdt deze bij?

Leg deze afspraken en besluiten vast. De vastlegging van deze punten worden de notulen genoemd. De notulen worden na elke vergadering voor iedereen beschikbaar gesteld, zodat iedereen deze kan nalezen.

3.      De inschrijving bij de kamer van koophandel

Na de eerste vergadering is er bekend wie de bestuurder van de vereniging wordt. Dit moet ook bekend gemaakt worden bij de Kamer van Koophandel. Derde partijen kunnen dan zien, wie er mag handelen namens de vereniging.

4.      Het openen van een bankrekening

Nadat de vereniging is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel wordt er een bankrekening geopend. Let op: deze bankrekening moet op naam van de vereniging komen te staan en niet op naam van de bestuurder. Indien het rekeningnummer bekend is, moet dit worden doorgegeven aan alle leden van de vereniging. Zo weten de leden naar welk rekeningnummer zij de servicekosten moeten overmaken.

5.      Het opstellen van het meerjarenonderhoudsplan, de overeenkomsten en begroting

Nadat de vereniging bij de Kamer van Koophandel is ingeschreven en er een bankrekening is geopend, is het zaak om een inventaris te maken voor het meerjarenonderhoudsplan. Ook regelt de vereniging een gezamenlijke opstalverzekering. Nu alle kosten en reserveringen bekend zijn, kunnen de begroting en de servicekosten worden bepaald. Alle afspraken moeten worden besproken en vastgesteld in een volgende vergadering.

Tip! Vraag bij Vereniging Eigen Huis een gratis offerte aan voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan.

6.      De vereniging actief houden

Als alle stappen zijn uitgevoerd is het een kwestie van bijhouden. Hiervoor moet een goede administratie worden gevoerd en is het verstandig om elk halfjaar of elk jaar te vergaderen.

Heb je  vragen over het actief maken van uw VvE? Neem gerust contact op via juridisch@makelaarsland.nl.

Geschreven door Rianne van der Tuin
Juridische afdeling Makelaarsland